אירוע חברה במדבר מאפשר לצוות לצאת מסביבת העבודה הרגילה. במכתש רמון, אפשר לשלב דיון מקצועי עם נוף וזמן לשיחה. עם זאת, ההצלחה תלויה בתוכנית שמתאימה למשתתפים. התחילו במטרה ברורה והשאירו גם זמן פנוי.
מלון בראשית של ישרוטל יכול לשמש מסגרת לאירוח ולמפגש עסקי. לפני הבחירה, בדקו התאמה למספר המשתתפים ולסוג הפעילות. בררו חדרים, חללי מפגש וארוחות באותו מועד. בנוסף, בקשו הצעה שמפרטת את השירותים הדרושים.
למה דווקא אירוע חברה במדבר?
המרחק מהעיר יכול לעזור להקדיש זמן לנושאים שאינם חלק מהשגרה. הנוף וההפסקות נותנים מסגרת שונה למפגש. עם זאת, מקום לבדו אינו מבטיח דיון מוצלח. בנו תוכן ממוקד והתאימו את הקצב לצוות.
אפשר לשלב שיחת עבודה עם הפסקה מול שפת המכתש. בהמשך, ארוחה יכולה לתת מקום לשיחה חופשית. בנוסף, השאירו מרווח בין החלקים המקצועיים. כך המשתתפים יוכלו להתארגן ולנוח בלי למהר.
בדקו אם נסיעה למדבר משרתת את מטרת האירוע. למפגש קצר עם משתתפים רבים, ייתכן שמיקום קרוב יתאים. לאירוע עם לינה, אפשר להקדיש זמן גם לקשר בין אנשים. התאימו את הבחירה לצרכים של הקבוצה.
מלון בראשית: מסגרת יוקרתית למפגש עם משמעות
מלון בראשית שוכן על שפת מכתש רמון. הנוף יכול להשתלב בהפסקות ובזמן הפנוי של המשתתפים. למשל, אפשר לפנות זמן לתצפית לפני ארוחת הערב. בנוסף, בדקו שהגישה מתאימה לכל חברי הקבוצה.
השוו חדרים וסוויטות לפי הרכב האורחים וסידורי הלינה. בקשו מידע על תפוסה, מיטות ומיקום. בנוסף, הגדירו מדיניות חלוקת חדרים ברורה לקבוצה. חדר נוח מאפשר למשתתפים לנוח בין ימי הפעילות.
תוכנית מאוזנת יכולה לשלב ישיבה, הפסקה וארוחה. בהמשך, תנו למשתתפים זמן אישי או פעילות לבחירה. בדקו שעות ותנאי כניסה למתקנים. כך האירוח והעבודה ישתלבו באותו יום.
לא רק חדר ישיבות
בררו גודל חלל, סידור ישיבה, ציוד ושקט לעבודה. בדקו גם רשת אינטרנט ותמיכה טכנית לפי הצורך. בנוסף, תאמו את הארוחות וההפסקות עם סדר היום. בקשו אישור לפרטים לפני ההזמנה.
הגדירו מספר משתתפים, מטרת מפגש ומשך שהות. יום הוקרה דורש תוכנית שונה מכנס הנהלה עם לינה. לכן הכינו דרישות לפני בדיקת התאריך. לאחר מכן השוו זמינות לחדרים ולחללי המפגש יחד.
כך בונים יום גיבוש שלא מרגיש כמו חובה
אל תדחסו את היום בפעילויות רצופות. בחרו כמה חלקים מרכזיים והשאירו זמן מעבר ומנוחה. בנוסף, תנו מקום לשיחות שאינן חלק מהתוכנית. כך המשתתפים יוכלו לקחת חלק בלי עומס מיותר.
אפשר להתחיל בארוחה ובמפגש מקצועי קצר. לאחר מכן שלבו פעילות מדברית שמתאימה לעונה וליכולת המשתתפים. אחר הצהריים אפשר להשאיר זמן אישי לפני הערב. למחרת, סיכום קצר יעזור להגדיר צעדים להמשך.
לתכנון אירוע חברה במדבר, התחילו בארבעת העקרונות הבאים:
- להגדיר מטרה אחת מרכזית: הוקרה, חיבור בין מחלקות, חשיבה אסטרטגית או ציון דרך עסקי.
- להתאים את רמת הפעילות לכלל המשתתפים, בלי להניח שכולם מעוניינים באתגר פיזי זהה.
- להשאיר זמן פנוי אמיתי, משום שהשיחות הטובות ביותר נוצרות לעיתים דווקא בין הפעילויות.
- לתכנן את המסר של המנהלים מראש, כדי שהחלק המקצועי ירגיש מחובר למקום ולסיבה שבגללה התכנסתם.
פעילות שטח היא אפשרות, ולא דרישה לכל צוות. חלק מהקבוצות יעדיפו ארוחה ותצפית על פני משימה תחרותית. אחרות ירצו סיור או הליכה. שאלו על העדפות וצרכים לפני בחירת הפעילות.
קולינריה, ספא וזמן אישי כחלק מהתכנית
הארוחות והלינה הן חלק מהחוויה הארגונית. לכן בדקו תפריטים, שעות וסידורי ישיבה לקבוצה. בנוסף, פנו זמן לארוחה בלי מצגות או משימות. כך המשתתפים יוכלו להיפגש גם באווירה חופשית.
אפשר לתת למשתתפים לבחור כיצד לבלות את הזמן הפנוי. אחד יעדיף טיפול, ואחר ירצה לקרוא או ללכת לתצפית. בררו זמינות ועלויות לכל אפשרות. בנוסף, הבהירו אילו שירותים הארגון מממן.
אספו מראש צרכי נגישות, כשרות והעדפות תזונה. בדקו חניה, הסעות וזמני הגעה מכל אזור. בנוסף, הביאו בחשבון את משך הנסיעה למצפה רמון. בחרו בין יום אחד ללינה לפי הזמן שייוותר למפגש.
תקציב חכם בלי לפגוע בחוויה
חשבו את התקציב לכל אירוע החברה במדבר. כללו חדרים, ארוחות, חללים, ציוד, נסיעה ופעילויות. לאחר מכן השוו כמה תאריכים עבור אותה תכולה. כך תוכלו להבין את העלות בלי להסתמך על מחיר חדר בלבד.
החליטו אילו מרכיבים חשובים במיוחד לקבוצה. ייתכן שתעדיפו חדרים נפרדים, ארוחה חגיגית או פעילות משותפת. בנוסף, בדקו התאמות לכל משתתף. חלקו את התקציב לפי המטרה ולא לפי תוספות שאינכם צריכים.
בדקו זמינות ותנאי הזמנה מוקדם בתכנון. קישור ההזמנה מאפשר לבדוק לינה, אך אירוע קבוצתי דורש גם תיאום ישיר. בנוסף, אשרו חללים, ציוד והטבות לקבוצה בנפרד. קראו את תנאי הביטול לפני התחייבות.
כשהמדבר הופך לחלק מהתרבות הארגונית
אירוע חברה במדבר יכול לתת לצוות זמן להיפגש מחוץ לשגרה. בחרו מקום ותוכנית שמתאימים לאנשים ולמטרה. לאחר מכן תאמו את פרטי האירוח והשאירו זמן פנוי. כך המפגש יוכל לשלב תוכן מקצועי עם חוויה משותפת.